Gestionar el Compliance Empresarial
Importancia del Compliance en las Empresas
El cumplimiento normativo es fundamental para el funcionamiento adecuado de una empresa. Garantizar que todas las operaciones se realicen dentro de los marcos legales y éticos contribuye a establecer una reputación sólida, aumentar la confianza de los clientes, minimizar los riesgos legales y financieros, y evitar sanciones y multas. Además, el cumplimiento normativo ayuda a prevenir y combatir el fraude, la corrupción y otras prácticas ilícitas que podrían dañar la imagen de la empresa.
Desafíos actuales en la Gestión del Compliance
La gestión del compliance empresarial presenta diversos desafíos en la actualidad. En primer lugar, la creciente complejidad de las normativas y regulaciones requiere que las empresas tengan un profundo conocimiento de las leyes aplicables a su sector y realicen un seguimiento constante de los cambios normativos. Además, la globalización de los mercados y la digitalización de los procesos empresariales han ampliado el alcance geográfico y la velocidad de las transacciones, lo que dificulta aún más el cumplimiento normativo.
Soluciones efectivas para Gestionar el Compliance
Para gestionar el compliance de manera efectiva, las empresas deben implementar soluciones adecuadas. En primer lugar, es fundamental contar con un programa de compliance bien estructurado, que incluya un código de ética, políticas y procedimientos claros, y un sistema de control interno. Asimismo, es necesario asignar responsabilidades claras a los empleados y proporcionarles la formación necesaria para que puedan cumplir con las normas y regulaciones.
Además, es recomendable utilizar herramientas tecnológicas que faciliten la gestión del compliance. Estas herramientas pueden incluir software de gestión de riesgos, sistemas de seguimiento de políticas y procedimientos, y soluciones de monitorización de transacciones. Estas soluciones permiten automatizar tareas, mejorar la eficiencia y facilitar el análisis y seguimiento del cumplimiento normativo.
Beneficios de implementar un Programa de Compliance
La implementación de un programa de compliance trae consigo numerosos beneficios para las empresas. En primer lugar, ayuda a prevenir y detectar posibles irregularidades y fraudes internos, lo que puede evitar pérdidas financieras significativas. Además, contar con un programa de compliance sólido puede mejorar la reputación de la empresa y fortalecer la confianza de los clientes, inversores y otras partes interesadas.
Asimismo, la implementación de un programa de compliance puede reducir el riesgo de sanciones y multas por incumplimiento normativo, lo que puede tener un impacto negativo en la situación financiera de la empresa. Además, un programa de compliance bien estructurado puede ayudar a identificar y mitigar los riesgos operativos y estratégicos, lo que contribuye a la mejora de la gestión empresarial y a la toma de decisiones más informadas.
Mejores prácticas para el cumplimiento normativo
Para garantizar un cumplimiento normativo efectivo, es importante seguir algunas mejores prácticas. En primer lugar, es fundamental realizar una evaluación de riesgos periódica para identificar las áreas de mayor riesgo y establecer acciones preventivas y correctivas. Además, es necesario establecer un sistema de control interno sólido, que incluya la revisión y aprobación de políticas y procedimientos, la segregación de funciones y la realización de auditorías internas.
También es recomendable establecer canales de comunicación y denuncia para que los empleados puedan reportar posibles irregularidades o violaciones al código de ética. Estos canales deben ser confidenciales y proteger a los denunciantes de represalias. Asimismo, es importante promover una cultura de cumplimiento en toda la organización, fomentando la responsabilidad individual y la transparencia.
Gestionar el compliance empresarial es esencial para garantizar el cumplimiento normativo, prevenir riesgos legales y financieros, y fortalecer la reputación de la empresa. A través de la implementación de un programa de compliance sólido y el seguimiento de mejores prácticas, las organizaciones pueden establecer una cultura de cumplimiento que contribuya a su crecimiento y éxito a largo plazo. No cabe duda de que el compliance empresarial se ha convertido en una necesidad ineludible en el entorno empresarial actual.
2) Falta o insuficiente información facilitada a los interesados
Es una de las infracciones más denunciadas por los usuarios y que la AEPD atribuye a la “vulneración del deber de informar”, prevista en los artículos 13 y 14 del RGPD. Entre las distintas manifestaciones, nos encontramos principalmente con:
- La información sobre el tratamiento de datos ofrecida a los clientes no es uniforme.
- Empleo de una terminología imprecisa y formulaciones vagas.
- La información sobre los tratamientos de datos personales basados en la relación contractual no está lo suficientemente detallada y no permite valorar y determinar con certeza si los tratamientos reseñados pueden ampararse en esta base jurídica.
- Falta de transparencia generando motivos de confusión al utilizar expresiones como “relaciones comerciales” o “finalidades comerciales” sin definición adecuada.
- La ausencia de información clara respecto a las categorías de datos que son tratadas limita considerablemente la capacidad del interesado de otorgar su consentimiento.
- La no definición explícita y clara de las finalidades a que se destinarán los datos personales de los clientes, vulnerando el principio de limitación de la finalidad del artículo 5 RGPD.
3) Insuficiente base legitimadora para el tratamiento de los datos personales
Todo tratamiento de datos necesita apoyarse en una base que lo legitime y tanto el RGPD como la LOPD-GDD establece las siguientes bases jurídicas:
- Consentimiento.
- Relación comercial.
- Intereses vitales del interesado o de otras personas.
- Cumplimiento de una obligación legal para el responsable.
- Interés público o ejercicio de poderes públicos.
- Intereses legítimos prevalentes del responsable o de terceros a los que se comunican los datos.
4) Brechas de seguridad:
Todo tratamiento de datos necesita apoyarse en una base que lo legitime y tanto el RGPD como la LOPD-GDD establece las siguientes bases jurídicas:
- Consentimiento.Causadas principalmente por la ausencia de medidas técnicas u organizativas adecuadas en la organización afectada. Se considera el riesgo más alto que pueden encontrar las empresas a consecuencia de los numerosos ciberataques y malware (robo de contraseñas, suplantación de identidad, ransomware…).
- Relación comercial.
- Intereses vitales del interesado o de otras personas.
- Cumplimiento de una obligación legal para el responsable.
- Interés público o ejercicio de poderes públicos.
- Intereses legítimos prevalentes del responsable o de terceros a los que se comunican los datos.
5) Deficiente gestión de los derechos ARCO-POL ejercidos por los usuarios
Se debe garantizar a los interesados la posibilidad de ejercer su derecho de acceso, rectificación, supresión (cancelación o “al olvido”), oposición, portabilidad, a no ser objeto de decisiones individuales automatizadas y limitación. Suelen tener mayor riesgo aquellas organizaciones que, para realizar su actividad principal, requieren del tratamiento de los datos de personas físicas, que a su vez son clientes de la misma, como son los centros educativos y sanitarios.
Ahora, ya sabes cuáles son las infracciones LOPD y cómo evitar multas por el incorrecto tratamiento de datos. Contacta con los autores de este artículo y resuelve cualquier duda relacionada a la implementación RGPD para tu empresa. Ahora veamos casos de incumplimiento reales de otras empresas.
Incumplimientos y sanciones LOPD de otras empresas
Las autoridades de control son las encargadas de vigilar e inspeccionar que las empresas cumplan con la normativa europea de protección de datos, llamada “RGPD” (Reglamento General de Protección de Datos), y en concreto con las leyes estatales que regulan este ámbito (en España contamos desde 2018 con la renovada Ley Orgánica de Protección de Datos y de las Garantías de los Derechos Digitales, también conocida como LOPD-GDD) han incrementado su actividad y consigo la imposición de sanciones RGPD durante 2021, que suponen un 521% más que el año anterior. Las sanciones por fallos de privacidad superan por primera vez los 1.000 millones.
En total el año pasado se impusieron 412 sanciones LOPD, siendo las más gravosas las correspondientes a Amazon Europe Core con una multa económica de 746 millones de euros, por parte de la autoridad de control de Luxemburgo, y a WhatsApp con 225 millones de euros, por la autoridad de control de Irlanda.
Pero no hay que fijarse sólo en las grandes empresas para encontrar importantes sanciones económicas. Mismamente, en España, la AEPD ha impuesto hasta 100.000 euros de multa a una empresa que actuaba como proveedora de servicios a hoteles por negar a una cadena hotelera el derecho de acceso a sus datos, tras extinción de contrato de provisión de servicios, incumpliendo con ello el RGPD en calidad de “encargado de tratamiento”. También, en otros casos, multas de 15.000 euros por incumplir el derecho de supresión del reclamante y por el envío de comunicaciones comerciales, sin consentimiento expreso, al ser responsable de ficheros automatizados de datos.
No hay que olvidarse de otra de las normativas RGPD que está a su vez generando una gran repercusión entre la ciudadanía y la AEPD debido a la generalización del uso de las nuevas tecnologías y la actividad en Internet: la Ley de Servicios de la Sociedad de la Información y de Comercio Electrónico (en adelante, LSSICE). Se están imponiendo sanciones por no disponer de una correcta Política de Cookies y no realizar por parte de las empresas una correcta gestión de las cookies (no informar correctamente, faltar solicitud de consentimiento, muro de cookies, aceptación tácita…) lo que conlleva sanciones de unos 3.000 euros.
El riesgo de sanción se consolida así como una gran preocupación para las empresas y exige un alto nivel de cumplimiento de la protección de datos y requiere de expertos especializados dentro de las organizaciones. Cuando lo necesites, el mejor equipo de consultores legales y expertos en LOPD, está dispuesto a asesorarte y garantizar tu cumplimiento con la ley RGPD.
El riesgo de sanción se consolida así como una gran preocupación para las empresas y exige un alto nivel de cumplimiento de la protección de datos y requiere de expertos especializados dentro de las organizaciones. Cuando lo necesites, el mejor equipo de consultores legales y expertos en LOPD, están a tu disposición para asesorarte y garantizar tu cumplimiento con la ley RGPD.
