Director de Compras

En el actual contexto económico bastante complicado, las empresas están prestando cada vez más atención a la gestión de sus suministros donde ningún stock debe "dormir", no debe haber demasiados suministros y existencias, ni muy pocos.

El papel del Director de compras, o Responsable de compras, es por tanto el de permitir la obtención de este equilibrio tan complicado.

Varias misiones recaen en este importante eslabón de la cadena de suministro de una empresa que podemos resumir en tres: encontrar el(los) proveedor(es) adecuado(s) con los que establecer una relación comercial duradera, negociar los mejores precios y los mejores tiempos de entrega.

Elabora y discute las políticas de compra de la compañía, requiere de serie de habilidades comerciales que utilizará durante las operaciones internas y externas, de una alta capacidad para analizar y negociar para lograr los objetivos acordados.

También debe dominar la gestión de proyectos; desde la elaboración de especificaciones y el estudio de riesgos, hasta la selección de proveedores.

Al frente de un equipo de compradores, tiene un rol de manager, lo que implica garantizar el buen desempeño de su equipo y tener habilidades gerenciales.

Revisa las características de cada uno de los perfiles que integran un Departamento de compras.

Un DIRECTOR de compras tiene un papel vital en una empresa. Su misión es encontrar las mejores condiciones de compra según los objetivos de su empresa en el sector técnico y comercial. Debe anticiparse a las necesidades de la empresa y debe ser el enlace directo con el proveedor pero también con los servicios comerciales y los servicios de producción. 

También debe negociar contratos y supervisar entregas y pedidos dentro del presupuesto. Un Gerente de Compras debe mantener el inventario y la reposición de los productos de la empresa.

Para ser DIRECTOR de compras, es importante tener visión estratégica y entender donde están las prioridades de la compañía. Además deberá tener sólidos conocimientos en logística, del marco normativo en el que opera y de financieros. Debe ser un buen negociador para obtener las mejores tarifas y los mejores productos, un buen conocimiento de los productos y conocer las técnicas de producción.

También debe poseer buenas habilidades de dirección y para gestionar sus equipos de forma eficiente. La carga de trabajo y responsabilidad es importante por lo que deberá ser metódico, organizado y  meticuloso de manera que consiga realizar todas sus tareas en las mejores condiciones.

El responsable de compras debe tener una gran capacidad de adaptación. Su entorno profesional puede cambiar repentinamente, pasando de una situación tranquila a una emergencia total. ¡El estrés está prohibido en este trabajo!

Además, el candidato a este tipo de puesto debe tener ciertas habilidades en negociación, para encontrar los mejores acuerdos con muchos proveedores, estando estos últimos nunca dispuestos a darte la más mínima ventaja que es demasiado importante en una negociación. 

 La responsabilidad es alta por lo que deberá ser capaz de tener visión estratégica y ser capaz de coordinar a sus equipos, dirigiéndolos a cumplir los objetivos empresariales.

Responsable de realizar todas las transacciones necesarios para realizar la compra de un material o servicio, desde la solicitud, presupuesto, generación de orden de compra, hasta el seguimiento de facturas. También se encarga de generar contratos y desarrollar acuerdos, siendo el punto de contacto los proveedores.

El comprador está presente principalmente en la industria y en la distribución masiva. En distribución masiva, trabaja la mayor parte del tiempo para una central de compras, que consolida los pedidos de las tiendas de marca de la región. Normalmente, se especializan en una o varias categorías de producto de manera que lo podemos conocer también como Category Manager.

En estas posiciones, es clave el conocimiento técnico del producto que compra, que le permitirá identificar eficiencias de compra sin que impacte en la producción del producto o servicio que realiza la compañía. Además, deberá desarrollar búsquedas de proveedores que garanticen las especificaciones técnicas que requieren los productos que compra.

• Elegir los productos: su papel es primero determinar la cantidad y el tipo de productos que necesita su empresa. En el caso de los grandes minoristas, trabajará con los gerentes de ventas para elegir los productos que se venderán mejor. Debe asegurarse de que los productos que elija tengan una buena relación calidad-precio. En la industria, su papel es encontrar los productos que necesita su empresa al mejor precio, asegurando al mismo tiempo la calidad.
• Negociar precios: el comprador es ante todo un negociador. Busca bajar los precios de sus proveedores, en particular jugando con las cantidades o con mejoras/cambios técnicos que reduzcan el coste productivo del producto o servicio que compra.
• Prospectar nuevos proveedores (sourcing): buscando siempre precios cada vez más bajos, puede que tenga que conocer nuevos proveedores para poder obtener productos o servicios de igual calidad a menor coste. Posee una fuerte capacidad de convicción y un desarrollado sentido relacional. Sabe ser escuchado y respetado. Conoce perfectamente los productos y servicios que necesita. Conoce el mercado, sus precios, sus protagonistas y sus evoluciones.

Sus funciones están relacionadas con el apoyo que necesitan los equipos de compras del departamento de compras de una empresa.

Tres áreas principales de un asistente de compras:

• La organización de los procedimientos de compra.
• Seguimiento de proveedores.
• La gestión administrativa y logística de compras.

Preparar el proceso de compras, participa en la elaboración de especificaciones técnicas, redacta las actas de las reuniones, se encarga de las llamadas a proveedores para licitaciones y monitorea el mercado para identificar productos o servicios.

Está a cargo de la creación y actualización de bases de datos de proveedores y productos o servicios y,  en el contexto del seguimiento de proveedores, presta atención a las posibles dificultades que pueden generarse entre la relación proveedor empresa siendo capaz de discernir la necesidad de actuar o no. Por eso, será una persona capaz de trabajar con Bases de datos para obtener los KPIs claves del proceso de compras.

Gestionar el aspecto administrativo y el aspecto logístico de las compras, el Asistente de Compras se encarga de las órdenes de compra y las entregas, monitorea las subastas y monitorea los cambios en las existencias.

Asegura la producción de los documentos necesarios para que los compradores desarrollen sus estrategias (cuadros de mando, análisis de rendimiento). Con los equipos de compradores, a veces puede participar en negociaciones para brindar soporte digital o técnico.

El Asistente de Compras tiene un perfecto dominio de las metodologías y procedimientos de compra. Tiene un buen conocimiento del funcionamiento de la empresa y de los mercados. Riguroso y metódico, tiene sentido de las prioridades. Su lugar, en la interfaz entre los equipos de compradores, los clientes y los demás departamentos de la empresa.

El PMO realiza misiones de asistencia en la estructuración y gestión de proyectos. Interviene directamente en un proyecto con el Director del proyecto o en nombre de un departamento para el seguimiento multifuncional de la cartera de proyectos.

Actividades principales:

• Cree informes e informes de progreso sobre los proyectos monitoreados
• Supervisar y comprobar el progreso del proyecto (calidad/coste/plazo) y el cumplimiento de las especificaciones
• Comunicar sobre el progreso del proyecto.
• Asegurar el seguimiento del presupuesto del proyecto
• Supervisar los riesgos del proyecto
• Asegurar la calidad del proyecto.
• Actividades complementarias
• Apoyar la gestión del cambio
• Definir acciones de formación de usuarios