Autor: Pilar Toledo - Lectura de 2 minutos

Cómo elegir la mejor herramienta de sourcing

Hoy en día la función de Compras juega un papel crucial dentro de las empresas, siendo un componente clave para la generación de valor. Para ello, la eficiencia de los procesos y el ahorro de costes es esencial y apoyarnos en la tecnología correcta puede ser fundamental. En este artículo vamos a darte las claves para seleccionar la herramienta de sourcing perfecta. 

Tecnología, eficiencia de procesos y ahorro de costes

Según Gartner: “En el 2023, las organizaciones que inviertan en la actualización de su tecnología de sourcing y procurement, reducirán sus costes en un 30% adicional en comparación con sus pares de la industria”.

Pero, ¿Qué herramientas elegir? Hasta ahora, las empresas solían apostar por un único ERP (Enterprise Resource Planning) para controlar todos sus procesos, pero, hoy en día, existen multitud de softwares más especializados (conocido como best of breed) con los que poder digitalizar la función del departamento de compras y esto hace que cada vez sea más complicado la elección de la herramienta ideal.

Tal y como se indica en el “Digital Procurement Research 2020-2021 de Cap Gemini”, no existe un sistema que sea adecuado para todas las organizaciones e, incluso, es posible que ni siquiera el elegido, sea el sistema perfecto para todas las categorías.

Existen infinidad de herramientas que cubren toda la función de compras, pero lo primero de todo es tener claro el proceso que deseas cubrir. No es lo mismo que necesites una herramienta solo para gestionar tus pedidos o que necesites cubrir todo el proceso, desde la homologación de proveedores, hasta el pago de facturas pasando por el proceso de sourcing.

Aunque, en este artículo vamos a centrarnos en los aspectos que deberías tener en cuenta a la hora de seleccionar una herramienta de sourcing, es importante interiorizar el porqué de digitalizar este proceso.

Digitalizar el proceso de sourcing nos garantiza la transparencia entre proveedores y compradores, así como la seguridad en los procesos, consiguiendo una trazabilidad total de nuestro aprovisionamiento a un menor coste y duración. Además, con todos los documentos relativos a las negociaciones almacenados en un único lugar, las auditorías se simplifican, asegurando el cumplimiento normativo.

Recomendaciones básicas antes de empezar…

Antes de comenzar con la búsqueda de una solución digital, es imprescindible que analices 4 aspectos clave:

• ¿Tus procesos están en orden? Da igual el software que implementes, si los procesos de compra no están optimizados no sacarás todo el partido que pueden ofrecerte estas herramientas. Aunque no necesariamente los procesos existentes deben ajustarse a la herramienta, a veces son las propias herramientas las que nos obligan a optimizar y simplificar los procesos.

• Escucha al equipo, observa cuáles son sus necesidades, qué echan de menos en las herramientas actuales y qué les gustaría tener. Son parte fundamental para el éxito de la implementación, la formación es fundamental para aprovechar al máximo los beneficios potenciales de la tecnología elegida.

• Integraciones. Considera las integraciones con el resto de herramientas, pregúntate con qué otras herramientas necesitas interactuar.

• Coste y tiempo de implementación. Ten en cuenta el presupuesto con el que cuentas y establece cuándo quieres tener la herramienta de sourcing implantada.
  

4 pasos para elegir la herramienta de sourcing adecuada

Una vez aclarados estos puntos es hora de estudiar las soluciones que existen en el mercado. Para ello, vamos a compartir contigo la metodología 7Experts para llevar a cabo un estudio de las herramientas de sourcing existentes en el mercado: ¿en qué aspectos debo fijarme? ¿Qué criterios tengo que aplicar en mi búsqueda?

Como ejemplo, en uno de nuestros estudios, realizamos un análisis exhaustivo de un total de 32 herramientas, basándonos en los siguientes aspectos.

¡Aquí va una de recomendaciones!

1- ¿Quiénes son? Conoce la compañía que ha desarrollado la herramienta…

Para llevar a cabo este propósito, es importante conocer el posicionamiento de la empresa que ofrece la herramienta en la que estás interesado. Entre la información que debes conocer, recuerda:

• Años de experiencia
• Número actual de clientes
• Presencia en nacional e internacional
• Inversión anual en desarrollo
• Volumen de compra total gestionado en la herramienta
• Actualizaciones de producto
• Seguridad y confidencialidad de los datos

¿Cómo acceder a esta información? Si algo define a los profesionales de Compras es esa sonora frase de “busca, compara y quédate con lo mejor” … Así que esta parte consiste en todo un trabajo de investigación inherente a esta disciplina. 

2- ¿Qué me ofrece? Presta atención a la funcionalidad…

El listado de aspectos a tener en cuenta cuando hablamos de funcionalidad y potencialidad de una herramienta es inmenso. Aquí van algunos de los más importantes:

• Facilidad de uso
• Proceso de RFx’s
• Creación de RFx’s desde Excel
• Templates precargadas
• Evaluación de ofertas
• eAuctions
• Creación de escenarios
• Colaboración entre usuarios
• Flujos de aprobación y notificaciones
• Calendario de eventos
• Dashboards personalizados
• Cálculo de ahorros

Podrías encontrarte con la problemática de que no todos los softwares cuentan con algunas de las funcionalidades más atractivas para los compradores. En muchos casos, el precio de la herramienta se ve incrementado según vamos añadiendo una nueva funcionalidad. Ten en cuenta esta casuística ya que estás buscando la herramienta qué mejor se adapte a la necesidad de tu negocio. 

3- ¿Cómo es el proceso de implementación? 

Es inevitable pensar en el tiempo y la cantidad de recursos que habrá que emplear para la implementación de una herramienta. Sin duda un aspecto a destacar en nuestra toma de decisión. ¿En qué debes fijarte?

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• Tiempo estimado de la implantación
• Posibilidad de adaptación a procesos actuales
• Formación
• Modelo de Soporte
• Entregables

Es el momento perfecto para volver a insistir en la cuestión de la formación del equipo. De nada sirve contar con la herramienta ideal si nuestro equipo no es capaz de sacar el máximo potencial de la misma. Toda nuestra inversión puede verse truncada, no te olvides de la formación.

4- Momento de hacer números...

Y como no se nos debe pasar nada por alto, es fundamental dejar claro desde el principio cuáles van a ser los costes. No solo los iniciales sino aquellos relativos al mantenimiento o renovación de nuestra herramienta:

• Licencias por usuario
• Mantenimiento
• Implementación
• Integración con herramientas actuales
• Actualizaciones anuales

Es muy habitual encontrarnos con promociones de captación y fidelización cuando estamos eligiendo una herramienta. Así que, cuidado, revisa que estas condiciones se mantengan en el tiempo y evita sorpresas.  

Un paso más… hacia la simulación de escenarios

Uno de los pasos a la hora de elegir tu herramienta se centraba en las funcionalidades de la misma. En este sentido, muchas soluciones ofrecen todo un listado de servicios, aunque no todas cuentan con un sistema de análisis avanzado de ofertas y creación de escenarios complejos, y los que la ofrecen todavía son altamente costosas.

La simulación de escenarios te permitirá analizar el ahorro obtenido en diferentes supuestos, identificando los riesgos y permitiendo la toma de decisiones ágil, por lo que es importante contar con una solución que te permita cubrir este gap con el mínimo impacto en tu organización.

Somos conscientes de la dificultad que entraña este proceso de selección de la mejor herramienta. Tras estas recomendaciones, te resultará más fácil seleccionar la herramienta correcta, pero recuerda que la mejor solución será la que mejor se adecue a las funciones que necesitas.

Si tienes en mente seleccionar e implementar una herramienta de compras podemos ayudarte. Además, podemos mostrarte todo el potencial de nuestra herramienta. Intentaremos ofrecerte la mejor solución para ti.